Forretningsorden
1: Bestyrelsesmøder
Umiddelbart efter en generalforsamling, hvor valg til bestyrelsen har fundet sted, træder bestyrelsen sammen og konstituerer sig, idet formanden og kassereren er valgt på generalforsamlingen.
Bestyrelsesmøder afholdes en gang hver måned. I sommermånederne afholdes kun møder, hvis der opstår et akut behov.
Kassereren indkalder pr. mail til bestyrelsesmøder med 8 dages varsel. Mødeindkaldelsen skal ledsages af dagsorden og eventuelle bilag.
Dagsorden skal minimum indeholde følgende punkter:
- Godkendelse af referat fra sidste møde
- Formandens orientering
- Kassererens orientering
- Status for igangværende/overdragne opgaver
- Udviklingsinitiativer
- Henvendelser/sager
- Næste mødedato
- Eventuelt
Hvis mindst 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker at afholde et ekstra bestyrelsesmøde, skal ønsket fremsættes til formanden, der straks varsler de øvrige.
Kassereren fungerer samtidig som sekretær og fører referat over bestyrelsens beslutninger, således det fremgår, hvad dagsorden har været, hvem der har været til stede på mødet, hvilken handling der er besluttet og hvem der er ansvarlig for beslutningens udførelse. Såfremt kassereren er forhindret i at deltage på mødet, udpeger formanden et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer til at tage referat.
Referatet udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer senest 14 dage efter mødets afholdelse pr. e-mail. Rettelser eller indvendinger meddeles kassereren pr. mail forinden næste møde, hvor disse kan drøftes under punktet ”Godkendelse af referat”
Når referatet er vedtaget og godkendt på mail af alle tilstedeværende, lægges referatet på VSVF`s hjemmeside. Fraværende kvitterer med tilføjelsen ”læst”. Referatet opbevares i protokolmappen.
2: Mødeledelse og beslutningsdygtighed.
Møderne ledes af formanden og i dennes fravær vælges et bestyrelsesmedlem som mødeleder.
Når minimum 3 medlemmer er til stede og mødet er indkaldt jf. punkt 1, er bestyrelsen beslutningsdygtig. Er enighed ikke mulig, træffes beslutninger ved simpelt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.
Formanden har ansvaret for, at bestyrelsesbeslutninger bliver udført som anført.
Intet bestyrelsesmedlem må deltage i afgørelser af spørgsmål, der har personlig eller økonomisk interesse eller betydning for ham.
I det omfang bestyrelsen finder det hensigtsmæssig, kan konsulenter, revisorer med videre inviteres til at deltage i et bestyrelsesmøde under det relevante punkt med henblik på at kvalificere beslutnings-grundlaget.
3) VSVF’s ledelse.
Formanden og kassereren har til opgave at lede selskabet og skal sørge for en forsvarlig organisation af virksomheden, herunder administration og økonomiske forhold samt teknisk drift.
Bestyrelsen kan ansætte personale og er ansvarlig for at fastsætte retningslinjerne for evt. personale og udliciteret virksomhed samt føre tilsyn med, at retningslinjerne efterleves.
Bestyrelsens medlemmer må ikke udadtil udtale sig om andelshavernes personlige og økonomiske forhold eller andre forhold, der i sagens natur ikke er egnet til offentliggørelse.
4) Procedurer vedr. økonomi.
Det er kun kassereren og MICROWA ABC, der har adgang til VSVF bankkonti. Alle bilag betales via netbank af MICROWA ABC, og der er ingen kassebeholdning.
Alle leverandørfakturer modtages via ADM@VSVF.dk og behandles af kassereren.
Alle bilag med en udgift under 50.000 godkendes af formand og et bestyrelsesmedlem.
Alle bilag med en udgift på 50.000 og derover godkendes af formanden og to bestyrelsesmedlemmer.
Alle bilag, der vedrører løn eller udlæg af en fra bestyrelsen, godkendes af formanden og et bestyrelsesmedlem, som udgiften ikke vedrører.
Ved hvert bestyrelsesmøde får bestyrelsen fremlagt forbrugte midler sammenholdt med budget samt til rådighed værende midler.
Evt. debitorer drøftes på alle bestyrelsesmøder.
5) Bestyrelsens beretning og årsregnskab.
Formanden udarbejder udkast til bestyrelsens beretning til generalforsamlingen, inklusive bestyrelsens beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab jf. årsregnskabet.
Beretningen behandles af bestyrelsen på første møde i april måned. I beretningen på generalforsamlingen skal nævnes om hele bestyrelsen indestår for beretningen.
Udkast til årsregnskab for det forgangne år samt budgetter for indeværende og kommende år udarbejdes af kassereren i samarbejde med revisor og forelægges bestyrelsen på første møde i april måned. Forinden forelæggelsen holder som minimum, formanden og kassereren et møde med revisisor, hvor regnskabet drøftes.
Når årsregnskabet er færdigbehandlet, skal bestyrelsens medlemmer godkende og underskrive årsregnskabet. Den tilhørende revisionsprotokol underskrives med henblik på at tilkendegive, at protokollens indhold er kommet til kundskab.
Bestyrelsen har godkendt ovenstående på bestyrelsesmødet den 6. november 2023.